Арина Максимова, организатор свадебного агентства «Небо и звезды», поделилась вопросами, которые необходимо обсудить на первой встрече с организатором.
Если пара приходит на первую встречу с организаторами с уже готовым списком вопросов, это поможет жениху и невесте быть более спокойными в оценке профессионализма организатора и избежать непредвиденных моментов в процессе подготовки, на которые в дальнейшем пара уже не сможет повлиять.
Если даже пара приходит без вопросов, перед организатором стоит задача раскрыть ключевые моменты и провести краткий экскурс о формате подготовки, чтобы уже на первой встрече как пара, так и агентство понимали, на одной ли они волне друг с другом. Итак, мы выделили 10 таких вопросов:
1. Встреча. Уточните, сколько встреч с организаторами входит в договор? В договор входит фиксированное (ограниченное) количество встреч или нет? Какие встречи обязательно проводить в очном формате, а для каких вопросов достаточно онлайн-подготовки?
2. Подрядчики. Может ли пара привлекать сторонних подрядчиков (не тех, которых предлагает агентство)? Необходимо обсудить этот вопрос на берегу, так как не все агентства работают со сторонними подрядчиками, несмотря на желание пары.
3. Гонорар. Уточните, как строится гонорар агентства. Это может быть фиксированный гонорар на протяжении всей подготовки, процент от общей сметы или же фиксированный гонорар, который начисляется пропорционально смете, то есть чем больше бюджет, тем дороже услуги организаторов. Это необходимо выяснить на первой встрече.
4. Роль организатора. Будет ли организатор присутствовать в день свадьбы? Работа организатора начинается с момента подписания договора и доведения пары до дня Х. 80% успеха проведения мероприятия зависит от подготовки до самого мероприятия, 20% — это непредвиденные ситуации и форс-мажоры. Несмотря на то, что жизнедеятельностью мероприятия в свадебный день в основном занимаются координаторы агентства, для пар часто важно, чтобы организатор сопровождал их в этот день и только от него они чувствуют полноценную поддержку и контроль за происходящим.
5. Взаимодействие с подрядчиками (фотограф, видеограф, декоратор
6. Подготовка. Как проходит сам процесс подготовки? Каким образом происходит выбор фотографов, видеографов? Это просмотр портфолио? Есть ли необходимость созваниваться и знакомиться с ними заранее? Ведущие: это будет кастинг, подбор по портфолио, промо или по рекомендациям? Декор: каким образом происходит выбор декоратора?
7. Смета. Срок закрытия сметы? В какой срок необходимо закрыть смету по всему мероприятию с агентством? Закрывается ли она частично или вся сразу? В каком формате можно внести оплату?
8. Приоритеты. Важно отделить главное от второстепенного. Что входит в первоочередные задачи по подготовке, а что можно сделать попозже?
9. Сфера помощи организатора. Помощь организатора заключается только в подготовке мероприятия или также в организации таких мелочей как заказ тапочек, сундучков, конвертов
10. Сроки. Какой минимальный, комфортный срок для подготовки всего мероприятия? Стоит ли переносить мероприятие, если срок достаточно короткий? Как правило, профессионал организует мероприятие даже в самые короткие сроки, вопрос возможностей и свободы со стороны подрядчиков. Вопрос особенно актуален, если до свадьбы меньше месяца.
Все эти вопросы помогут вам как наметить точный вектор подготовки, так и практически в полной мере ознакомится с методом работы агентства и самое важное — понять, подходите ли вы друг другу. А это непосредственно сэкономит и ваше время, и ваш бюджет.