Сегодня многие невесты знают, что подготовка к свадьбе начинается не только с поиска платья мечты, но и выбора места для проведения праздника. Ведь площадка должна быть подстать торжеству. На что следует обратить внимание при выборе и что учесть, советуют Ольга Чагина и Юлия Антонова, руководители службы координации EventDivision.
Выбор локации для свадьбы – одно из самых сложных решений, которое паре предстоит принять самостоятельно или совместно с агентством-организатором. И когда идеальное место найдено, нередко будущие молодожены даже готовы изменить день свадьбы, подстраиваясь под свободные даты понравившейся им площадки.
Что стоит учесть?
Самыми главными критериями при выборе места проведения свадьбы являются:
• бюджет
• вместимость
• месторасположение
• стилистика
• условия договора аренды
• пробковый сбор.
Эти критерии важные, но не решающие. Если у вас есть организатор свадьбы или агентство, они как профессионалы точно знают, какие еще моменты стоит учесть и проговорить на встрече с площадкой до подписания договора. Иначе велик риск, что при дальнейшей подготовке появятся новые вопросы, которые приведут к незапланированным расходам (что может существенно изменить финальную смету).
Важные вопросы
Чаще всего пары не вспоминают или по незнанию не обговаривают на первой встрече следующие детали.
Монтаж и демонтаж
• Зона разгрузки и погрузки. Неудобная или маленькая площадка перед техническим входом крайне осложняет работу техников и декораторов, иногда ведет к дополнительным транспортным расходам.
• Проходы внутри помещения. Их размеры также осложняют монтажные/демонтажные работы, в худшем случае привезенное оборудование или декор не проходит в дверные или лестничные проемы.
• Дополнительный клининг. Многие площадки обязывают подрядчиков вывозить мусор после демонтажа самостоятельно, заказывать контейнер или оплачивать дополнительный клининг после использования спецэффектов (конфетти, бумажное шоу, блестки и т. д.).
Логистика
• Парковка. Если у площадки нет собственной парковки, возникнет необходимость оплачивать места на городских или внутренних парковках для подрядчиков, артистов и важных гостей.
• Месторасположение. Важно продумать, не находится ли площадка и подъезды к ней в зоне перекрытия улиц в случае совпадения даты свадьбы с массовыми городскими мероприятиями. Если площадка находится за городом, гостям необходимо обеспечить трансфер или даже их проживание.
Подрядчики и артисты
• Гримерки, их наличие и вместимость. Важно не только наличие на площадке помещений для подрядчиков и артистов, но и возможность использовать их без дополнительной аренды.
• Питание подрядчиков и артистов. Нередко этот пункт не включен в основное банкетное меню. Эти расходы, как правило, в дополнительной смете.
Техническое обеспечение
• Мощности электричества. Выделенных мощностей может не хватить для работы дополнительного технического оборудования, в этом случае потребуется генератор.
• Оборудование от площадки. Необходимо убедиться в качестве предоставляемого оборудования и его характеристиках, подойдет ли оно под запланированную развлекательную программу и выступление артистов.
• Время аренды (включая монтажные и демонтажные работы). И условия продления, в том числе и задействованного персонала от площадки.
Персонал от площадки
• Особое внимание нужно уделить персоналу, предоставляемому площадкой. Речь об официантах для обслуживания гостей в зале, зоне фуршета/бара, в гримерках артистов. А также гардеробщиках, сотрудниках клининговой службы (особенно при использовании конфетти), охране, парковщиках.
Численность персонала от площадки должна быть достаточной, а зоны их работы должны быть прописаны в договоре и отражены в смете.
Совет
Безусловно, площадка для проведения торжества должна подходить будущим молодоженам по статусу и характеру, гармонировать со стилистикой их свадьбы и отвечать всем требованиям, чтобы праздник прошел, как мечтается. Поэтому если есть возможность делегировать решение всех технических и организационных вопросов свадебному агентству или профессионалам из event-индустрии, сделайте это. Тогда подготовка к свадьбе будет легкой, а хлопоты – приятными.
Текст: Ольга Чагина и Юлия Антонова.
Фото: Константин Семенихин, Артур Погосян, Ace Events.