Свадебный планер: подробный чек-лист

— Интересное Разный Дубай: пять потрясающих отелей для незабываемой свадьбы

— Интересное Свадьба Анастасии и Сергея в отеле Seneshal

— Интересное Не по плану: как сказать гостям, что свадьба переносится

«ДОРОГИЕ НЕВЕСТЫ И ЖЕНИХИ! ЧТОБЫ ИЗБЕЖАТЬ СУМАТОХИ И ПАНИКИ ИЗ-ЗА ТОГО, ЧТО НЕПРАВИЛЬНО РАССЧИТАЛИ ВРЕМЯ, КОЛИЧЕСТВО ЗАДАЧ ИЛИ НЕВЕРНО РАСПРЕДЕЛИЛИ БЮДЖЕТ, НАЧИНАЙТЕ ПЛАНИРОВАТЬ СВАДЬБУ СРАЗУ, КАК ПРИНЯЛИ РЕШЕНИЕ ЕЕ ОРГАНИЗОВАТЬ!» – АНЖЕЛИКА ВАРТЕРЕСЯН, ОСНОВАТЕЛЬ СВАДЕБНОГО АГЕНТСТВА «2 АПЕЛЬСИНА».

ВАМ НУЖНО В НАЧАЛЕ ПУТИ ЗАПОЛНИТЬ ДВЕ ТАБЛИЦЫ:

1. ПЛАН ДЕЛ.

2. БЮДЖЕТ. Об этом читайте в следующей статье.

ЧТО ДЕЛАЕМ И КОГДА

ПЕРВЫЙ ЭТАП. 5-6 МЕСЯЦЕВ ДО СВАДЬБЫ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

– Определить дату торжества и дату подачи заявления в ЗАГС.

– Определить максимальный бюджет и количество гостей (+/- 10 человек).

– Составить список гостей.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

– Определить формат, место (загородное или в городе, за границей) и тип питания (банкет, фуршет, барбекю).

– Выбрать ресторан, забронировать дату, внести предоплату (это может быть фиксированная сумма, например 50 000 р., либо 10-50% от общей стоимости за ресторан).

СТИЛЬ СВАДЬБЫ

– Начать сохранять изображения, идеи оформления из интернета/журналов, чтобы определиться со стилистикой, цветовой гаммой торжества, собирать все это в мудборд.

– Используйте приложение Pinterest или распечатывайте и прикрепляйте фотографии, вырезки к магнитной доске, мольберту и т.п.

РАЗНОЕ

– Купить кольца, чтобы хватило времени сделать гравировку или скорректировать размер.

– Найти хореографа для первого танца, утвердить количество уроков.

– Проверить дату загранпаспорта для свадебного путешествия, поскольку в разные страны пускают с разным сроком окончания действия паспорта.

ВТОРОЙ ЭТАП. 3-4 МЕСЯЦА ДО СВАДЬБЫ

КОНЦЕПЦИЯ И ДЕКОР

– Определить концепцию торжества, прописать ключевые тезисы концепции и идеи свадьбы.

– Выбрать команду декораторов, которая наилучшим образом реализует концепцию.

– Доработать визуальную часть концепции и утвердить ее с декораторами.

– Проработать детали декора/создать эскизы (вазы с таким узором, цветочные композиции такой формы, определенная сервировка, цветовые сочетания и т.п.).

– Выбрать дизайнера пригласительных, определить их формат: видео/сайт/ напечатанные/онлайн/по email/в мессенджер.

ВЕДУЩИЙ И ШОУ-ПРОГРАММА

– Отобрать 2-5 ведущих, назначить встречи (посмотреть лайвы, соцсети, сайт).

– Выбрать ведущего.

– Составить предварительный список номеров для шоу-программы, начать выбор исходя из концепции: посмотреть видео номеров (лучше лайвы), почитать отзывы, посмотреть записи прямых эфиров в соцсетях.

ФОТО И ВИДЕО

– Посмотреть примеры работ нескольких фотографов/видеографов.

– Выбрать фотографа/видеографа: заключить договор, внести предоплату (30-50% от стоимости либо фиксированную сумму).

ОБРАЗ НЕВЕСТЫ

– Составить список свадебных салонов, записаться на примерку.

– Купить свадебное платье.

– Выбрать и купить аксессуары: туфли, второе платье, украшения, фата.

– Найти стилиста: макияж и прическа.

РАБОТА С ГОСТЯМИ

– Предварительно оповестить гостей из списка приглашенных о предстоящем торжестве, чтобы они не занимали дату.

– Получить подтверждение присутствия.

– Начать составлять список подарков – вишлист, например, в гугл-документах, чтобы видеть, кто из гостей какой именно подарок за собой закрепит.

РАЗНОЕ

– Приступить к постановке первого танца.

– Забронировать билеты и отель для медового месяца, выяснить все необходимые процедуры для посещения страны (визы/прививки).

ТРЕТИЙ ЭТАП. 2-3 МЕСЯЦА ДО СВАДЬБЫ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

– Подать заявление в ЗАГС, оплатить госпошлину.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ

– Составить предварительное меню и список алкоголя, если есть редкие позиции алкоголя, заказать их.

– Обсудить меню в семейном кругу и с банкетным менеджером площадки.

ТОРТ

– Подготовить эскизы торта (идеи/дизайн).

– Выбрать кондитерскую, которая изготовит торт, попробовать начинки.

ДЕКОР И ПРИГЛАСИТЕЛЬНЫЕ

– Составить предварительную смету, обсудить ее с декоратором, по необходимости скорректировать эскизы.

– Создать макет пригласительных.

– Написать все необходимые тексты для пригласительных.

– Утвердить и распечатать пригласительные.

– Составить список адресов для доставки пригласительных; доставить по адресам или передать курьерской службе.

ОБРАЗ ЖЕНИХА

– Подобрать образ для жениха, записаться на примерку или пошив.

ОБРАЗЫ ДЛЯ ПОДРУЖЕК НЕВЕСТЫ И ДРУЗЕЙ ЖЕНИХА

– Подобрать образы для друзей/подружек (если необходимо для выбранной концепции), записать на примерку или пошив.

РАБОТА С ГОСТЯМИ

– Получить окончательное подтверждение присутствия гостейй.

– Завершить список подарков – вишлист, можно сделать сайт с желаемыми подарками, чтобы отправлять его гостям после подтверждения присутствия.

– Забронировать отель для приезжих родственников/друзей. От 10–20 номеров отели дают хорошие скидки (10–20%).

ТРАНСПОРТ

– Определить, какой именно транспорт вам нужен и в каком количестве.

– Выбрать, забронировать транспортную компанию, модель автомобиля.

ШОУ-ПРОГРАММА И СЦЕНАРНЫЙ ПЛАН

– Обсудить предварительную программу, тайминг с ведущим.

– Подобрать и забронировать кавер-группу (обязательно посмотрите их живое выступление на видео).

– Забронировать номера шоу-программы: танцоры, иллюзионисты, артисты оригинального жанра (смотрим лайвы).

– Выбрать и забронировать регистратора для проведения церемонии.

– Придумать хэштег свадьбы для размещения процесса подготовки в соцсетях и для выкладки финальных фото/видео.

РАЙДЕРЫ

– Изучить бытовой и технический райдер группы (размещение в гримерке, питание, список необходимой аппаратуры).

– Изучить бытовые райдеры всех артистов и других подрядчиков, распределить их по гримеркам, продумать координацию, предусмотреть питание.

РАЗНОЕ

– Выбрать команду-прокатчика технического оборудования (звук, свет, экраны).

– Продолжать постановку первого танца.

– Составить плейлист (количество и названия композиций) для выступления кавер-группы.

– Изучить бытовые райдеры оставшихся подрядчиков, распределить их по гримеркам, продумать координацию, предусмотреть питание.

– Для церемонии выбрать мелодии на выход жениха, невесты, подружек, друзей. Передать все композиции диджею или ведущему (диджей обычно работает с ним в паре и его гонорар входит в стоимость ведущего).

– Подготовить макеты плана рассадки гостей, именные карточки, меню, карточки для пожеланий, коктейльное меню, указатели, баннер (информация для гостей и координаторов).

– Собрать свадебный набор: пластыри, дезодорант, иголка, нитка, роллер для одежды, помада, нашатырь и т.п.

– Собрать контакты, которые могут пригодиться: ближайшие к торжеству такси, аптека, салон цветов, ателье, супермаркет, химчистка, банк.

– Забронировать отель на ночь до/после свадьбы для пары.

– Продумать, кто и как будет заниматься организацией девичника и мальчишника.

ЧЕТВЕРТЫЙ ЭТАП. МЕСЯЦ ДО СВАДЬБЫ

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

– Утвердить окончательное количество гостей и меню (окончательное количество гостей допускается подтвердить ресторану за неделю, иногда за 3 дня).

– Закупить алкоголь.

– Утвердить с рестораном схему расположения мебели в месте проведения торжества – как расставить запасные диваны или, например, убрать круглые столы, поставить стол для закусок и напитков на welcome.

– Обсудить последние детали по площадке: начало/окончание мероприятия, в случае если, например, ранее утвердили декор, но сейчас стало понятно, что декораторам нужно приехать на площадку раньше, либо поняли, что сразу хотите продлить время мероприятия, вывоз мебели, демонтаж люстр и т.д.

ОБРАЗ ПАРЫ

– Померить платье, возможно, нужно уменьшить его в размере.

– Eще раз проверить аксессуары и второе платье невесты: туфли, украшения, фата и т.д.

– Проверить аксессуары для жениха: галстук/ бабочка, ботинки, носки и т.д.

ДЕКОР

– Финальные доработки по декору, утверждение сметы, если, например, меняется число гостей, что влияет на декор (стулья, композиции на стол, комплект сервировки), количество арендуемых бокалов и дополнительное пространство.

– Утвердить и оплатить макеты печатной продукции: альбом для пожеланий, план рассадки (печатаем позже), меню, коктейльная карта, карточки для подписи букетов, стикеры для подписи подарков (раскладываются на столе для цветов и подарков, которые туда относят координаторы).

ЦЕРЕМОНИЯ

– Написать клятвы для выездной регистрации.

– Нарисовать схемы (для координатора, пары, подружек, друзей, фото- и видеографов, диджея, ведущего, церемониймейстера): что и как расположено на церемонии, кто где сидит, как стоит пара.

ЛОГИСТИКА СВАДЕБНОГО ДНЯ

– Обсудить с фото- и видеографом локации для фотосессии (прогулки).

– Окончательно утвердить тайминг/маршрут фотосессии и оплатить возможные платные опции на маршруте (аренда фотостудии, аренда съемки в интерьерах ресторана или отеля; в некоторых местах нужно получать разрешение на съемку).

– Построить маршрут, рассчитать количество часов, необходимых для всего вашего транспорта.

ШОУ-ПРОГРАММА

– Утвердить финальную программу, если, например, артист попросил выступить раньше/ позже, предоставить ведущему описание/имена гостей.

– Если готовы выделить дополнительный бюджет, подберите на завершение мероприятия яркие опции: салют, фаер-шоу, воздушный шар или катер, на котором вы улетите/уплывете.

РАЗНОЕ

– Внести вторую часть оплаты за транспорт по договору.

– Утвердить смету по техническому оснащению (звук, свет, экраны).

– Продолжать заниматься постановкой первого танца.

– Составить и отправить диджею плейлист (список желаемых композиций) и стоп-лист (что ни в коем случае не должно звучать).

– Забронировать аниматора, если на свадьбу приедет больше двух детей.

– При изменении количества гостей финализировать договоренности по меню, торту, декору.

– Составить план рассадки.

– Начать разнашивать туфли.

– Заказать каравай, если родители настаивают, чтобы он был (уточнить наличие подноса в ресторане).

– Организовать девичник/мальчишник.

ПЯТЫЙ ЭТАП. ЗА НЕДЕЛЮ ДО СВАДЬБЫ

– Пройтись еще раз по программе вечера с ведущим.

– Предоставить транспортной компании окончательный маршрут и тайминг передвижений.

– Генеральная репетиция первого танца.

– Купить подарки/сувениры для конкурсов, если требуется.

– Отрепетировать с друзьями/вдвоем церемонию: кто как стоит, под какую музыку выходит и т.д.

– Если с вами на прогулку едут гости, подготовить бокалы, салфетки, мусорные пакеты, шампанское, конфеты, воду, сок, заказать сэндвичи.

– Напечатать план рассадки, именные карточки гостей за столами.

– Составить список тех, кто добирается своим ходом (при необходимости внести номера машин) и тех, кому нужен транспорт, чтобы координатор/помощник контролировал, за всеми ли поехали и все ли в итоге приехали.

– Отправить всем подрядчикам маршруты фотосессии, тайминги.

– Составить список необходимых вещей для утренних сборов/фотосессии: приглашения, любимый медвежонок, шкатулка, красивое зеркало и прочие стильные аксессуары.

– Если вы не обращаетесь в агентство, то определите, кто за что отвечает в день свадьбы: распределить обязанности между подружками и родственниками.

– Передать всю техническую документацию (меню, список и контакты подрядчиков, тайминги) помощникам.

– Собрать чемодан для путешествия.

– Сходить на сеанс массажа/в спа.

– Еще раз примерить платье.

ПРЕДСВАДЕБНЫЙ ЭТАП. ЗА 2-3 ДНЯ ДО СВАДЬБЫ

– Маникюр, педикюр.

– Массаж.

– Проконтролировать наличие с собой паспортов, колец, подушечки (если нужна).

– Взять на всякий случай деньги (оплата доп. услуг).

– Подготовить конверты со второй частью оплаты для всех подрядчиков (если только вы не отправляете деньги на расчетный счет подрядчика и заранее).

– Обзвонить подрядчиков, уточнить, все ли получили схемы и тайминги, нет ли вопросов, и сказать, кто с ними будет контактировать в свадебный день.